Vereine, Schulen, Lager, Veranstalter: Wenn ein Ereignis eintritt, wird Kommunikation zur Herausforderung

Ein Unfall an einem Anlass, eine vermisste Person im Lager, ein schwerer Vorfall an einer Schule oder ein Ereignis mit grosser Verunsicherung: In solchen Momenten müssen Vereine, Behörden, Lagerorganisationen oder Veranstalter auch kommunikative Fragestellungen bewältigen. Wer spricht mit der Polizei? Wer informiert Eltern, Angehörige oder Mitglieder? Wer beantwortet Medienanfragen? Und was darf überhaupt gesagt werden? Die Kantonspolizei St.Gallen zeigt auf, wie klare Rollen und frühe Abstimmung helfen können, zusätzliche Belastungen im Ereignisfall zu vermeiden.

Dass die Kantonspolizei St.Gallen seit Jahren mit Ratgebern arbeitet, ist kein Zufall. Ratgeber sind in der Prävention ein nachhaltiges Instrument: Inhalte bleiben verfügbar, können bei neuer Aktualität wieder aufgegriffen werden und helfen, Themen einfach und verständlich zugänglich zu machen. Im Fokusbericht wurde bereits mehrmals aufgezeigt, wie breit diese Palette ist.

Ein neuer Ratgeber erweitert diese Reihe um ein Themenfeld, das weniger offensichtlich ist als etwa Verkehrsvorschriften oder Einbruchschutz, in der Praxis aber für einzelne Anspruchsgruppen ebenso wichtig sein kann: Kommunikative Vorbereitung auf ein Ereignis seitens Organisationen, die eine Veranstaltung, ein Lager oder Ähnliches planen und durchführen – oder auch jene Akteure, welche einen plötzlichen, unerwarteten Zwischenfall in ihrem Tätigkeitsbereich nicht ausschliessen können.

Wo Prävention und Kommunikation zusammenkommen

Die Polizei wird von aussen oft zuerst dort wahrgenommen, wo etwas passiert: bei Unfällen, Einsätzen, Delikten oder Festnahmen. Aber dies ist nur ein Teil der Realität. Daneben gibt es einen Bereich, der weit weniger auffällt: Die Prävention! Sie beginnt nicht erst bei Flyerständern, Vorträgen oder Verkehrsschulungen, sondern sie ist auch dort wichtig, wo Unsicherheiten früh reduziert werden können, wo Zuständigkeiten geklärt und Risiken erkannt werden, bevor sie in eine mögliche Eskalation münden. Und gerade, wenn urplötzlich ein unerwartetes Ereignis eintritt, steht die betroffene Organisation vor kommunikativen Herausforderungen – und dies vielleicht völlig unvorbereitet! Genau hier setzt dieser neue Kapo-Ratgeber an. «Wer sagt wann was?» – Und vor allem: «Wer sagt was besser nicht?»

Ein Unfall an einem Anlass, ein Zwischenfall in einem Lager, ein Vorfall an einer Schule oder eine Lage mit grosser Verunsicherung kann innert kürzester Zeit Fragen auslösen, beispielsweise von Angehörigen, Mitgliedern, Mitarbeitenden, Medien und manchmal vonseiten der breiten Öffentlichkeit. Wer dann keine klare Kontaktperson bestimmt hat, keine internen Meldewege kennt und nicht weiss, wer mit Polizei, Medien oder Eltern spricht, gerät schnell zusätzlich unter Druck. Genau deshalb hält der neue Ratgeber der Kantonspolizei St.Gallen fest, dass Kontaktpersonen, Stellvertretungen, Erreichbarkeiten, interne Alarmierungs- und Entscheidungswege im Voraus geklärt werden sollen. Ebenso wichtig ist die Frage, wer intern informiert und wer Aussagen gegen aussen koordiniert.

Die Grundidee ist simpel: Wer vorbereitet ist, reduziert Unsicherheiten. Wenn im entscheidenden Moment nicht erst diskutiert werden muss, wer überhaupt zuständig ist, ist schon viel gewonnen.

Für eine stabile Zusammenarbeit und klare Rollen

Der neue Ratgeber ist kein allgemeines Kommunikationshandbuch, kein Sicherheitskonzept und keine Notfallplanung. Und er ist auch keine Krisenkommunikationsberatung, wie sie spezialisierte Beratungs- oder Kommunikationsfirmen anbieten. Die Kantonspolizei St.Gallen will mit diesem Instrument keine privaten Anbieter konkurrenzieren und keine Rolle beanspruchen, welche nicht die ihre ist. Der Fokus liegt ausschliesslich auf den kommunikativen Aspekten der Zusammenarbeit, also auf Abstimmung und Rollenklarheit dort, wo ein Ereignis die Arbeit der Strafverfolgungsbehörden berühren oder erschweren könnte.

Gerade diese Abgrenzung ist wichtig. Denn sie zeigt, worum es tatsächlich geht, nämlich um eine stabile und klare Zusammenarbeit und Rollenverteilung. Wenn eine Organisation gegen aussen vorschnell zu Hergang, Ursache, Motiv oder Schuldfrage kommuniziert oder wenn intern und extern unterschiedliche Versionen eines Vorfalls kursieren, erschwert das nicht nur die eigene Lagebewältigung der betroffenen Organisation, sondern es kann auch die Arbeit von Polizei und Staatsanwaltschaft komplizierter machen oder gar behindern.

Messenger-Dienste und Social Media als Herausforderung

Hinzu kommt ein Faktor, der jedes Ereignis erschweren kann: Social Media! Was früher vielleicht in einem kleinen Kreis besprochen wurde, verbreitet sich heute in Elternchats, Vereinsgruppen, Kommentarspalten oder auf Plattformen wie Instagram oder TikTok innert Minuten. Wenn aber unzählige Drittpersonen nach einem Zwischenfall plötzlich in Chats oder Kommentarspalten ihre Vermutungen als Fakten ausrufen, Gerüchte so deuten, dass diese beinahe als unumstössliche Wahrheit hingenommen werden, wenn Unschuldige im Netz schon zu Tätern gemacht werden, lange bevor die Strafbehörden überhaupt über Schuld und Unschuld befinden konnten, dann wird es heikel. Wenn die Polizei, welche aus verschiedenen Gründen oftmals nicht den gesamten Sachverhalt preisgeben darf, damit konfrontiert ist, Fake News aus dem Weg zu räumen statt echte Informationen zu bestätigen, dann entwickeln sich zwangsläufig Probleme. Denn in diesem Fall entsteht eine viel grössere Unsicherheit in der Öffentlichkeit, in den Medien und allenfalls auch in politischen Kreisen, als es notwendig gewesen wäre. Und die Polizei? Diese muss dann unverhältnismässig viele Ressourcen in die Richtigstellung der Sachlage einsetzen – Ressourcen, mit welchen eigentlich für Ruhe, Ordnung und Sicherheit gesorgt werden sollte. Angst, welche in solchen Chats, Posts oder Kommentaren geschürt wird, ist schlicht und ergreifend unnötig und im Normalfall alles andere als zielführend – weder für die Polizei noch für die Bevölkerung.

Auch eine Organisation, ein Eventveranstalter, ein Verein oder eine Behörde kann grossen Schaden nehmen, wenn sie selbst oder ihre Vertreter in den sozialen Medien oder in Chats durch unbewiesene oder haltlose Gerüchte ins falsche Licht gerückt werden. Genau deshalb geht die Kantonspolizei St.Gallen in ihrem neuen Ratgeber auch auf diese Gefahren und Risiken ein.

Vom Ratgeber zur Zusammenarbeit

Polizeiarbeit besteht nicht nur aus unmittelbarem Handeln im Ereignisfall, sondern auch aus einem Aufbau von präventiven Strukturen. Der neue Ratgeber «Kommunikativ vorbereitet auf ein Ereignis» ist genau ein solches Instrument. Er macht auf die entscheidenden Fragen aufmerksam, gerade für Organisationen, welche entweder ein Ereignis planen oder aber einen unerwarteten Zwischenfall in ihrem Wirkungsbereich nicht ausschliessen können. Wer ist die definierte Kontaktperson? Wer spricht mit der Polizei? Wer mit den Medien? Und wann holen wir uns zusätzliche Unterstützung? Denn auch das hält der Ratgeber ausdrücklich offen: Je nach Ausgangslage, Grösse eines Ereignisses oder Kommunikationsbedarf kann es sinnvoll sein, externe Fachpersonen beizuziehen, etwa spezialisierte Beratungs- oder Kommunikationsfirmen.

Der neue Kapo-Ratgeber macht ein Thema sichtbar, das leicht unterschätzt wird und im Ernstfall doch entscheidend sein kann. Er zeigt, dass Sicherheit eben nicht nur aus Absperrband, Alarmierung und Einsatzdispositiv besteht. Wer sich frühzeitig mit der richtigen Kommunikation befasst, stärkt nicht nur die eigene Handlungsfähigkeit, sondern trägt auch dazu bei, dass die Zusammenarbeit mit der Kantonspolizei St.Gallen in belastenden Situationen geordnet sein wird.

Der Ratschlag ist deshalb klar: Als Organisation oder Veranstalter muss die kommunikative Vorbereitung ernst genommen werden! Als Unterstützung dafür, sozusagen als Türöffner, ist der neue Ratgeber gedacht.